Cómo organizar un viaje en grupo de amigos o en familia
Ir de viaje con amigos o familia es una experiencia inolvidable, aunque en algunas ocasiones la planificación puede ser desafiante. En este artículo te entregamos algunos tips y consejos a seguir a la hora de organizar un viaje grupal.
Lo primero que te sugerimos es crear un grupo de WhatsApp o la red social que más les acomode con todos los miembros que participarán del viaje. La idea es comentar y planificar todo a través de este espacio, lo que hará que la coordinación sea mucho más fácil y eficiente.
Para la selección del destino a visitar, es útil hacer una lista de sitios y votar para escoger el mejor. A la hora de elegir, es clave considerar los intereses y presupuestos de todas las personas que viajarán.
Cuando se acerca la fecha del viaje, el grupo de mensajería resulta aún más útil en términos prácticos. El chat puede almacenar todos los documentos necesarios para cada etapa del viaje en un mismo lugar. Entre ellos, están las tarjetas de embarque, certificados de vacunación, reservas de hoteles y direcciones, para que todas las personas del grupo tengan acceso a ellas de manera rápida y fácil.
Organizar el presupuesto al viajar en grupo
Otro aspecto importante es que todos los miembros del grupo acuerden un presupuesto. De esta manera, habrá concordancia en los gastos y tendrán la precaución de que lo que desembolsará cada uno sea una cifra que le acomode a todos.
Considerando este aspecto, es clave crear una estimación de gastos bien detallada y que incluya los costos de transporte, alojamiento, comidas y actividades. En muchos casos, muchos servicios se pueden pagar con anticipación, lo que da tiempo para dejar al día los pagos pendientes entre las personas que participarán del viaje.
Para organizar los gastos ya realizados puedes ocupar existen diferentes aplicaciones financieras. Existen apps que permiten a los usuarios crear grupos, agregar miembros y registrar gastos de manera rápida y sencilla. Muchas de estas plataformas ofrecen la posibilidad de incluir gastos en monedas de distintos países, fotos de boletas y calcular cuánto y a quién debe pagar cada persona.
De hecho, algunas de estas aplicaciones permiten simplificar el proceso de pago entre amigos y compañeros de viaje. La gracia es que automáticamente calculan y equilibran las dudas de cada miembro del grupo en tiempo real.
Reservar alojamiento, organizar actividades y estar protegidos
Después de haber decidido el destino, es hora de reservar alojamiento. Es necesario elegir un hospedaje que tenga suficiente espacio para acomodar a los participantes del viaje y que tenga una ubicación conveniente para recorrer, sin descuidar aspectos como la seguridad y conectividad. Acomodarse al monto de dinero acordado y a los requerimientos de cada uno también es un factor clave para llegar a un consenso.
Para organizar las actividades deben discutir y organizar las que desean hacer durante el viaje. Siempre ayuda realizar un itinerario detallado incluyendo horarios y especificaciones de cada una. En muchos lugares, como museos y sitios históricos, las entradas se pueden adquirir con anticipación a través de internet, pudiendo incluso acceder a un descuento.
La comunicación constante con todos los integrantes del grupo es sin duda uno de los factores más relevantes durante la planificación del viaje y el desarrollo del mismo. Por lo mismo, existen tarjetas SIM internacionales para los celulares o se puede comprar un chip de prepago en el país a visitar. Esto es útil si deciden separarse por unas horas y necesitan fijar un punto de encuentro, para llamar o enviar mensajes.
Preparar un botiquín de primeros auxilios para casos de emergencias es de mucha utilidad, así como también contar con medicamentos y otros suministros médicos que puedan ser necesarios.
Finalmente, es altamente recomendable contratar un seguro de viaje que incluya a todos los miembros. Es posible agregar a varias personas a la vez dentro de la contratación de un seguro de viaje. Para hacerlo, debes tener en cuenta tener datos básicos que permitan individualizar a cada uno (nombre, RUT o pasaporte, edad). En algunos casos la compra de la póliza podría salir más conveniente, en comparación al precio que puedes obtener de forma individual.
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